Meldestelle für Whistleblower nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG):

Richten Sie eine Meldestelle nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen ein. Mit uns geht dies ganz einfach, denn Sie erhalten das Rundum-sorglos-Paket mit der besten Whistleblower-Software am Markt weltweit (laut G2) für eine diskrete Fallbearbeitung, die gesetzes- und datenschutzkonform ist.

Wir haben die Lösung für Sie: HWGS.org übernimmt als externer Anbieter die digitale Einrichtung Ihrer internen Meldestelle und gewährleistet den Schutz aller Hinweisgeber-Daten nach den geltenden gesetzlichen Vorgaben.

Überzeugen Sie selbst von den Vorteilen einer digitalen Einrichtung der internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz! In einem kostenlosen Beratungsgespräch informieren wir Sie gerne genauer über unsere Angebote und stehen für alle Fragen bereit. Kontaktieren Sie uns jetzt und bieten Sie Ihrem Team ein sicheres Arbeitsumfeld!

Mit unserer Lösung können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf verschiedenen Wegen, sicher und wenn Sie das wünschen, auch anonym, Hinweise geben, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Zudem können Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen, dass alle Hinweise gewissenhaft und diskret bearbeitet werden. So erhalten Sie einen besseren Überblick über mögliche Verstöße gegen geltende Regeln und können diese frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen.

Die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Unternehmen einrichten, die mindestens 50 Beschäftigte haben. Dazu gehören laut Gesetz „natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, (…) rechtsfähige Personengesellschaften und (…) sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen.

Damit betrifft das Hinweisgeberschutzgesetz nicht nur Unternehmen, sondern beispielsweise auch Vereine, Behörden, eingetragene Genossenschaften und Stiftungen.

Weiterhin müssen auch Kommunen ab 10.000 Einwohner eine interne Meldestelle einrichten.

Unabhängig von der Mitarbeiterzahl müssen auch alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 10 Mio. EUR und Unternehmen, die unter das Geldwäschegesetz fallen, eine interne Meldestelle einrichten.

Der Bereich von Personen, dessen Hinweise nach dem Gesetz geschützt sind, ist sehr weit gefasst. Neben Arbeitnehmern sind auch die Hinweise von Auszubildenden, Leiharbeitnehmern, Werkarbeitnehmern und Praktikanten, aber auch Lieferanten, Selbstständigen und sogar Kunden geschützt. Die EU-Richtlinie schließt also alle Personengruppen ein, die mit Ihrem Unternehmen in Verbindung stehen und dadurch an Informationen über Missstände gelangen können.

Grundsätzlich können alle Hinweise zu Fehlverhalten bzw. Verstößen gegen EU-Recht und nationale gesetzliche Vorgaben gemeldet werden.

• Verstöße, die strafbewehrt sind
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
• Sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft

Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind insbesondere folgende Bereiche für Rechtsverstöße relevant:

• öffentliches Auftragswesen
• Finanzsektor (inkl. Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung)
• Produktsicherheit und -konformität
• Lebensmittelsicherheit, Umweltschutz und Tierschutz
• öffentliche Gesundheit
• Verbraucher- und Datenschutz
• Finanz- und Steuerrecht
• Straf- und Bußgeldrecht
• Verkehrsrecht (inklusive Straße, Schiene, Wasser und Luft)

Zudem empfiehlt es sich, durch die interne Meldestelle auch Hinweise zu Verstößen gegen unternehmensinterne Richtlinien, Verfahrensanweisungen und allgemeine Verhaltensgrundsätze (z.B. Verhaltenskodex, Code of Conduct) entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Vorweg: Das Hinweisgeberschutzgesetz legt fest, dass es zwei Meldeverfahren geben muss, die dem Hinweisgeber gleichwertig gegenüberstehen:

• die interne Meldestelle, welche ab 17. Dezember 2023 in jedem Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten eingerichtet werden muss, aber auch ausgelagert werden kann. Firmen ab 250 Beschäftigte müssen bereits seit Juni 2023 eine interne Meldestelle zur Verfügung stellen.
• die externe Meldestelle des Bundesamtes für Justiz, die der Bund einrichtet und auf die vom Hinweisgeber zurückgegriffen werden kann, wenn ihm das Meldesystem des Unternehmens nicht vertrauenswürdig erscheint.

Die interne Meldestelle muss dabei alle gängigen Kanäle für die Meldung eines Verstoßes zur Verfügung stellen.

verpflichtende Meldekanäle (mündlich und schriftlich):

• Telefon oder Sprachnachrichten
• E-Mail
• Postweg
• persönlicher Kontakt zur Meldestelle/ Ombudsperson

nicht verpflichtend, aber empfohlen:

• anonymer Meldekanal (bspw. als Formular, stark verschlüsselte E-Mail etc.)

Unser Service umfasst immer auch die anonyme Meldestelle. Nur so ist ein hohes Vertrauen sichergestellt und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sich ein Whistleblower nicht direkt an eine externe, behördliche Meldestelle wendet.

• Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten: Übergangsfrist bis zum 17.12.2023.
• Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen ab 03. Juli 2023 eine interne Meldestelle eingerichtet haben. Dabei gibt es keine offizielle Übergangsfrist.

Die internen Meldestellen müssen in Unternehmen eingerichtet werden. Die externen Meldestellen müssen von der öffentlichen Hand eingerichtet werden.

Ziel dabei ist, dass Hinweisgeber sich zunächst an die interne Meldestelle des Unternehmens wenden, und so den Unternehmen die Möglichkeit geben, die Missstände intern zu bearbeiten und auch zu beseitigen – ohne dass die Ressourcen des Staates in Anspruch genommen werden.

Indem Sie Ihre interne Meldestelle auslagern und von einer vertrauenswürdigen Organisation, wie zum Beispiel unserem eingetragenen Verein organisieren lassen, erlangen Sie bei Whistleblowern einen hohen Vertrauensbonus und verbessern Ihre Chancen, bekannt gewordene Probleme effizient zu lösen.

• Fehlen der internen Meldestelle (Ordnungswidrigkeit): bis zu 20.000 Euro Bußgeld
• Einschüchterungsversuche von Hinweisgebern oder der Versuch, Meldungen zu verhindern: bis zu 50.000 Euro Bußgeld (auch bei Verstößen gegen das Vertraulichkeitsgebot)

Die aktuellste Version des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (Whistleblower-Verordnung) kann entweder auf den Seiten des Bundesministeriums für Justiz oder auch hier bei uns abgerufen werden.